Manajemen tenaga kerja (workforce management/WFM) merupakan serangkaian proses manajemen sumber daya manusia (SDM) di dalam perusahaan yang diimplementasikan dengan tujuan memaksimalkan produktivitas dan kemampuan karyawan. Hal itu dicapai dengan memastikan bahwa sumber daya manusia berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Dengan kata lain, proses WFM mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif. Ada banyak manfaat dari pendekatan WFM yang tepat, terutama dalam hal meningkatkan produktivitas bisnis.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari lebih luas tentang manajemen tenaga kerja dan bagaimana memilih pendekatan terbaik dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Workforce Management System

Apa Saja Proses Utama Manajemen Tenaga Kerja?

Proses dan fitur utama yang didukung oleh solusi manajemen tenaga kerja adalah:

• Penjadwalan staff
• Pencatatan waktu dan kehadiran
• Pelacakan ketidakhadiran
• Pelacakan lembur
• Pemrosesan penggajian dan administrasi tunjangan
• Analisis waktu dan kehadiran

Proses-proses tersebut memastikan bahwa setiap karyawan berada di tempat yang tepat, dan dialokasikan secara optimal. WFM dimulai dengan perencanaan staf dan diakhiri dengan laporan kartu waktu yang digunakan untuk pemrosesan penggajian dan optimalisasi produktivitas tenaga kerja.

Dengan solusi manajemen tenaga kerja yang baik, sebuah bisnis dapat memastikan bahwa:

• Jadwal kerja disusun secara optimal, tanpa menjadwalkan secara berlebihan atau tidak perlu.
• Karyawan dibayar berdasarkan jam kerja aktual mereka, yang dicatat dalam lembar waktu yang akurat.
• Karyawan atau pekerja lepas tidak menyalahgunakan sistem bekerja dari lokasi jarak jauh.
• Tingkat ketidakhadiran diminimalkan dan penyimpangan pada tingkat individu atau tim dihindari.
• Biaya lembur tetap terkendali.
• Proses manajemen tenaga kerja didigitalisasi dan dioptimalkan, memastikan jam kerja yang berharga tidak terbuang sia-sia untuk administrasi yang tidak efisien.

Sekarang mari kita bahas satu persatu dari proses-proses utama secara lebih rinci.

1. Penjadwalan Tenaga Kerja (Staf)

Manajemen tenaga kerja yang efektif dimulai dengan penjadwalan staf dan manajemen shift yang baik. Dengan fitur penjadwalan, manajer dapat dengan mudah merencanakan dan menjadwalkan pekerjaan tim mereka.

Prioritas utama penjadwalan tenaga kerja adalah memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan kualifikasi yang sesuai. Dengan kata lain, ini adalah masalah menempatkan jumlah pekerja yang tepat dan berkualifikasi sesuai di tempat dan waktu yang dibutuhkan.

Pendekatan penjadwalan staf modern tentu saja bersifat digital. Solusi digital memungkinkan Anda bereaksi secara fleksibel dan cepat melalui saluran komunikasi yang cepat, langsung, dan tidak rumit.

2. Pencatatan Waktu & Kehadiran

Setelah menjadwalkan tenaga kerja Anda secara optimal, langkah selanjutnya adalah melacak waktu dan kehadiran . Itulah mengapa kita sering memisahkan waktu & kehadiran sebagai konsep yang lebih spesifik di bawah manajemen tenaga kerja.

Gagasan pemantauan waktu dan kehadiran berpusat pada hal-hal berikut:

• Kehadiran: Memiliki informasi tentang apakah seorang karyawan hadir di perusahaan atau tidak, dan alasannya. Kita juga dapat menambahkan data lokasi ke data kehadiran (kantor, kantor rumah, lokasi lapangan, dll.).
• Waktu: Berapa jam seorang karyawan telah bekerja – untuk memenuhi kewajiban hukum mingguan mereka, untuk mengelola lembur mereka, untuk memproses penggajian dengan benar, dll.

Manajemen waktu dan kehadiran memungkinkan manajer untuk melacak semua jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan mereka, seperti jam kerja reguler, lembur, jam kerja akhir pekan, dan sebagainya.

3. Pelacakan Ketidakhadiran

Sisi lain dari manajemen kehadiran adalah pelacakan ketidakhadiran. Mengelola liburan dan cuti sakit dapat berarti banyak pekerjaan tambahan bagi manajer dan karyawan, sehingga bagian penting dari manajemen tenaga kerja adalah melacak semua jenis ketidakhadiran yang berbeda.

Dengan memperhitungkan berbagai jenis pekerjaan dan ketidakhadiran, lembar waktu kerja dihasilkan untuk pemrosesan penggajian yang akurat.

Fitur absensi memungkinkan karyawan untuk dengan mudah memasukkan permintaan absensi, dan manajer akan secara otomatis diberi tahu sehingga mereka dapat menyetujui atau menolaknya dengan mudah.

4. Pelacakan Lembur

Aspek penting lainnya dari manajemen tenaga kerja adalah melacak lembur demi menjaga agar lembur tetap terkendali, baik itu untuk memenuhi peraturan, maupun untuk mengatasi masalah keselamatan dan biaya.

Dengan manajemen tenaga kerja yang terdigitalisasi (khususnya, dengan menerapkan solusi IT manajemen tenaga kerja yang baik), manajer dapat secara otomatis dan akurat melacak lembur karyawan mereka.

Karyawan selalu dapat melihat berapa banyak jam lembur yang tersedia, sehingga mereka tahu kapan waktunya untuk mencatat waktu keluar. Sistem dapat secara otomatis memotong jam lembur selama periode tertentu, dan menunjukkan pemotongan ini dalam ekspor penggajian untuk memastikan bahwa jam lembur tersebut dilacak dan dikompensasi dengan benar.

Baca juga: Keunggulan Program Pelatihan Nanny di VTC Group

5. Proses Penggajian

Dengan menggunakan solusi manajemen tenaga kerja profesional, pemrosesan penggajian menjadi lebih sederhana dan lebih akurat. Hal ini memungkinkan manajer atau administrator untuk mengekspor laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan SDM atau akuntansi perusahaan.

6. Analisis Waktu & Kehadiran

Manajemen tenaga kerja profesional juga harus disertai dengan berbagai jenis laporan, yang semuanya termasuk dalam kategori analitik SDM. Analitik SDM membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik terkait tenaga kerja mereka.

Keberhasilan terletak pada pemahaman bagaimana jam kerja karyawan dimanfaatkan, dan analitik SDM dapat memberikan data inti kepada manajemen tentang produktivitas karyawan mereka.

Analisis SDM semakin marak di perusahaan yang berbasis data. Analisis SDM dapat memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan terkait: 

• Jumlah jam kerja per karyawan.
• Akumulasi jam lembur.
• Saldo cuti yang belum dibayar.
• Jumlah ketidakhadiran yang dikategorikan berdasarkan alasan.
• Variabel tim dan departemen lainnya (mereka yang datang lebih awal, mereka yang datang terlambat, dan masih banyak lagi).

7. Kepatuhan Terhadap Peraturan Perundang-Undangan Ketenagakerjaan

Indonesia memiliki undang-undang yang mengatur ketenagakerjaan dan jam kerja bagi karyawan. Standar-standar ini mengatur periode istirahat minimum harian dan mingguan, waktu istirahat yang memadai, kerja malam, cuti tahunan, dan batas maksimum jam kerja mingguan.

Untuk memenuhi semua standar ini dengan benar, perusahaan harus melacak waktu dan kehadiran karyawan mereka, dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan solusi manajemen tenaga kerja profesional.

Pentingnya Manajemen Tenaga Kerja Bagi Perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, manusia menjadi aset yang paling berharga. Apabila tidak dikelola, maka akan menyulitkan organisasi untuk berkembang dan mencapai tujuan. Ada tiga alasan utama manajemen tenaga kerja penting bagi perusahaan.

1. Bantu Tingkatkan Profit Perusahaan

Manajemen tenaga kerja menjadi salah satu solusi dalam meningkatkan kualitas karyawan sesuai yang diharapkan oleh perusahaan. Karyawan dengan kualitas dan kinerja tinggi akan mendorong kinerja perusahaan secara menyeluruh, dan pada akhirnya membantu meningkatkan profit perusahaan.

2. Mendorong Daya Saing yang Sehat

Manajemen tenaga kerja membantu perusahaan menghasilkan karyawan yang kreatif, terampil, dan andal. Pekerja yang efisien dapat menyelesaikan tugas hariannya lebih cepat dan baik tanpa harus lembur. Hal ini membuat perusahaan lebih hemat biaya dan waktu dalam proses kerja karena tidak perlu membayar upah lembur. Dengan begitu, perusahaan memiliki daya saing yang tinggi dan sehat.

3. Tujuan Perusahaan Dapat Dicapai Lebih Cepat

Kesejahteraan karyawan dapat meningkat dengan pemberian kompensasi yang menarik dan perlindungan yang layak. Jika karyawan sejahtera, kebahagiaan karyawan bekerja di perusahaan meningkat levelnya.

Tingkat kebahagiaan karyawan akan berkorelasi positif dengan tingkat produktivitas kerja karyawan. Semakin bahagia karyawan, maka karyawan semakin produktif dalam bekerja. Produktivitas karyawan meningkat akan mempercepat perusahaan mencapai visinya.

Baca juga: Cara Mengukur Sistem Rekrutmen Karyawan yang Efektif dan Efisien

Kesimpulan

Di era yang serba modern saat ini, pengelolaan tenaga kerja tidak dapat lagi dilakukan secara tradisional. Manajemen tenaga kerja menjadi solusi strategis untuk meningkatkan produktivitas, profit perusahaan, dan mempercepat mencapai tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, kami di VTC Group sebagai grup layanan dan manajemen tenaga kerja yang berfokus pada sumber daya manusia memiliki sistem manajemen yang efisien, transparan, dan profesional.

Kami menghadirkan berbagai layanan profesional hospitality dan premium untuk kebutuhan individu, keluarga, dan industri perhotelan. Jika Anda ingin mengetahui layanan kami lebih lengkap, Anda bisa kunjungi website resmi VTC Group.